Po odebraniu karty podatkowej, ewidencjonowany jednorazowo dochód jest jedną z najczęściej stosowanych przez biuro podatkowe form rachunków rozliczeniowych. Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują go do rozliczenia, muszą prowadzić ewidencję dochodów.
Ewidencja przychodów – czy jest wymagana?
Przedsiębiorcy powinni prowadzić ewidencję dochodów, składając wniosek CEIDG-1 deklarując, że od ewidencjonowanego dochodu płacą zryczałtowany podatek. Obowiązek ten dotyczy również osób fizycznych, które zdecydowały się na opodatkowanie czynszu stałego. Należy podkreślić, że możliwość wykorzystania ryczałtu jako formy opodatkowania ma dwa ograniczenia. Pierwsza to jednorazowe ograniczenie dochodów. Zgodnie z art. 6 sekund Dla niektórych dochodów osób fizycznych maksymalny limit wynosi 2 mln euro (9 030 600 zł) zgodnie z postanowieniami pkt 4 pkt 1 ustawy o stałym oprocentowaniu podatku dochodowego. W przypadku przekroczenia tego limitu w roku poprzedzającym rok podatkowy, w którym stosujemy podatek ryczałtowy, prawo to przepada.
Jak właściwie prowadzić ewidencję przychodów?
Ewidencja dochodów powinna być uczciwa i nieskazitelna. Utrzymując „wolną od wad” ustawodawca miał na myśli, że dokumentacja powinna być prowadzona zgodnie z następującymi przepisami: ustawy nakładające zryczałtowane stawki podatku od niektórych dochodów osiąganych przez osoby fizyczne, oraz Przepisy Ministra Finansów dotyczące prowadzenia ewidencji przychodów oraz wykazów środków trwałych i wartości niematerialnych. 
Z drugiej strony „uczciwe” prowadzenie ewidencji dochodów oznacza, że wpisy w ewidencji odzwierciedlają stan faktyczny. Ewidencja dochodów może być przechowywana w formie pisemnej lub elektronicznej. W przypadku elektronicznego prowadzenia ewidencji (w systemie teleinformatycznym) warunkiem uznania zapisu za prawidłowy jest szczegółowa instrukcja obsługi, która definiuje program komputerowy używany do prowadzenia zapisów w formie pisemnej. Podatnicy, którzy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji dochodów, ale tego nie robią lub rejestrują w sposób nierzetelny, muszą wziąć pod uwagę konsekwencje finansowe. W takim przypadku biuro podatkowe oszacuje dochód podatnika, a pobrany od niego podatek jest pięciokrotnie wyższy niż pobrany podatek. Dlatego wskaźnik ten może osiągnąć 75% dochodu. Jeżeli ewidencja dochodów jest prowadzona przez przedsiębiorcę osobiście, nie ma obowiązku informowania o tym fakcie organu podatkowego. W przypadku outsourcingu firmie zewnętrznej fakt ten należy zgłosić na formularzu CEIDG-1 w ciągu 7 dni od podpisania umowy z biurem rachunkowym lub księgowym.
Rozliczenie ryczałtem, a prowadzenie ewidencji przychodów
Ewidencję dochodów należy prowadzić od pierwszego dnia opodatkowania przedsiębiorcy od całości podatku. Powinien zawierać tylko dochód związany z prowadzeniem działalności – ponieważ wydatki nie są uwzględniane przy obliczaniu podatków, nie są uwzględniane żadne wydatki. Zarejestrowana opłata ryczałtowa wypłacana jest przedsiębiorcom, których roczne dochody nie przekraczają 250 000 zł. Euro rocznie. Same wpisy są uporządkowane chronologicznie i opierają się na następujących powiązanych dokumentach: fakturach VAT, rachunkach, dokumentach celnych, fakturach lub instrukcjach korygujących lub dowodach wewnętrznych (w przypadku sprzedaży bez faktur). Można go również wprowadzić na podstawie zafakturowanego zestawienia dziennego. Istotne jest to, że ewidencję za dany miesiąc należy uzupełnić przed końcem 20. dnia następnego miesiąca, w którym to miesiącu należy z góry zapłacić podatek dochodowy. Należy również zadbać o wypisanie ewidencji i ponumerowanie jej stron oraz oczywiście zachować ustalone formuły używane do tworzenia ewidencji (na przykład układ kolumn). Jednak jeśli chodzi o metody egzekucji, ustawodawcy mogą rejestrować dochody ręcznie lub za pomocą komputerowych aplikacji księgowych. Ważne jest tylko archiwizowanie wszystkich dokumentów potwierdzających jej księgowość.
Rzetelność kluczem do sukcesu – doradztwo księgowe
Podatnicy są zobowiązani do rzetelnego i bezbłędnego prowadzenia ewidencji dochodów. Gdy rejestry są przechowywane zgodnie z odpowiednimi przepisami i regulacjami, uznaje się, że spełniają one standard „brak defektów”. Z drugiej strony rzetelne wypełnienie ewidencji dochodów oznacza, że opiera się ona na ewidencji zgodnej ze stanem faktycznym. Co ważne, rekordy uznawane są również za wiarygodne i wolne od wad również w następujących sytuacjach: błędy w ewidencji spowodowane oczywistymi błędami; nie wprowadzenie odpowiednich zapisów z powodu zdarzeń losowych; nie wprowadzony lub nieprawidłowo wprowadzony dochód. Łączna wartość nie przekracza 0,5% całkowity dochód osiągnięty w danym roku podatkowym; wszelkie błędy w przychodach naliczonych zostały poprawione przed rozpoczęciem kontroli finansowej. Należy wyraźnie podkreślić, że wadliwe, nierzetelne lub błędne prowadzenie ewidencji może prowadzić do konsekwencji finansowych – mogą one przybrać formę wyższej jednorazowej opłaty pobieranej przez urząd lub nawet grzywny. Biuro księgowe i firmy księgowe powinny wspomagać przedsiębiorców w prowadzeniu ewidencji.
